c/ Sant Narcís, 5 17240 Llagostera | Tel.: 972 80 50 27 | info@eosconsult.eu

La insuportable lleugeresa de l’ésser

Aquest famós llibre del txec Milan Kundera, portat posteriorment al cinema a finals de la dècada dels vuitanta, amb notable èxit de taquilla, és avui el títol amb record cinèfil del nostre article de capçalera. Moltes vegades en la gestió de la nostra empresa, igual que en la nostra vida diària, no som realment conscients de la importància de certs detalls que degudament controlats ens poden estalviar multitud de problemes.

Posem molta atenció a determinats factors comptables i fiscals plenament convençuts de la seva importància manifesta a l’hora de dur endavant el nostre negoci. Però en totes les famílies sempre hi ha algun parent no diguem pobre, però si al que hi dediquem menys temps del que hauríem de dedicar-l’hi. I aquest no és altre que el control de caixa de la nostra empresa.

Està clar que a major volum del nostre negoci i com més gran sigui el trànsit comercial de cara al públic i amb maneig d’efectiu, més gran serà el control que hem d’implantar a la nostra empresa en aquest aspecte i per tant amb un plus d’atenció.

Farem una mínima classificació pel que fa al tipus de persona (física o jurídica) sota el qual es desenvolupa l’activitat mercantil per veure com ens pot afectar i en quina mesura, la insuportable lleugeresa d’un simple apunt de caixa.

Persones físiques

Cada empresari és lliure de portar a la seva empresa quants controls desitgi i necessiti per a una correcta administració de l’efectiu que mou diàriament. A major volum d’efectiu i major nombre de persones que tinguin accés a ell, més gran serà el control a què hagi d’estar sotmès aquest procés. També intervindrà en aquest grau de control, el tipus d’article que comercialitzem o el servei que oferim.

No és igual vendre algun producte sotmès a un gran sistema d’inventari, que un altre de baix valor del qual l’import és gairebé inapreciable. En el primer cas posaríem per exemple una farmàcia, on a més de l’exhaustiu control d’existències, hem de saber l’aportació que cada usuari realitza al sistema de salut, perquè després l’organisme de torn, ens reintegri, no sense gran demora, dit import que es troba subvencionat per l’Estat. En el segon cas, imaginem una simple fruiteria o botiga de verdures. En tots dos negocis es controlarà la caixa, però mentre en el primer, el quadre serà estricte i obligat, en el segon cas segurament no ho serà tant, ja que el gènere que venem dona joc a molts ajustos (descomptes, pèrdues per trencament o mal estat, etc.). A més, com es tracta de persones físiques, cadascú fa en el seu negoci el que li plau ja que al final, tot va al mateix lloc: a la butxaca.

Tot i percebre la diferència entre tots dos casos, gairebé extrems, podem afirmar que es tracta d’un empresari individual, sense forma jurídica, el que es recapti quedarà a la seva disposició per al que al mateix convingui: pagament a proveïdors, pagament de personal, ingrés en banc per atendre pagaments, despeses particulars, realització d’inversions ja sigui per al negoci, com personals, i així, una llarga llista de possibilitats.

I aquí arriba la pregunta : Com ho controla Hisenda? Doncs només en el cas d’aixecar sospites clares d’estar cometent una conducta fiscal inadequada, amb la detecció de certs indicis com ara:

  • Entrada en comptes bancaris imports molt superiors al que s’ha declarat en les vendes de les seves declaracions fiscals.
  • Signes externs de riquesa que no coincideixen amb els ingressos nets declarats en el seu IRPF ni amb el seu nivell d’endeutament.
  • Pèrdues reiterades en el seu negoci malgrat una gran recaptació i afluència de públic en els seus locals comercials, etc.

Hisenda no és tonta, el que passa és que com ja vam veure en articles anteriors, no té mitjans humans per inspeccionar a tant petit contribuent, i només busca indicis de tant en tant, i detecta les pistes (de vegades amb llum reflectant) que li deixem, moltes vegades per la nostra negligència administrativa en la gestió de les nostres empreses.

Més d’una vegada hem sentit aquestes històries que creiem de faula però que són certes i han passat més a prop nostre del que ens pensem:

  • M’han inspeccionat perquè m’he comprat un cotxe de 30.000 euros al comptat. Més ben dit: m’han enxampat perquè fa cinc anys sense donar benefici i he pagat en efectiu i sense demanar ni un euro en préstecs de cap tipus.
  • M’han inspeccionat i sancionat perquè he comprat un pis i l’hi he posat a nom del meu fill. Més ben dit: el meu fill estudia i no treballa, té 20 anys i no ha guanyat un euro en la seva vida. I jo que volia especular inmobiliariamente parlant (ara no, fa 10 anys), vaig comprar un pis pagant-ho amb els meus beneficis no declarats i sense hipoteca. I m’han enxampat per tres llocs: per diners de color fosc, per liquidar en la meva comunitat autònoma l’impost de transmissions patrimonials a tipus reduït en ser primer habitatge (la qual cosa no és cert ja que tinc un altre pis) o de postres, per Successions i Donacions al deixar-al meu fill alguna cosa en vida (abans de la meva marxa a l’altre barri), de manera que el tipus impositiu és molt més gran.

Casos verídics, com deia  Paco Gandia, però certs a milers en la nostra defraudadora pell de brau. Encara que després de dir que Hisenda i el Govern són molt dolents, vam intentar anivellar de forma irreal la trista realitat.

Solució en aquests casos: portar les coses pel seu camí correcte, i a més de controlar adequadament el nostre negoci amb tots els apunts de caixa corresponents, conciliar anualment en la nostra declaració de renda (si és feta per un professional, molt millor) la compatibilitat dels nostres ingressos amb les nostres despeses i inversions. El famós tant tens, tant vals, transformat, tant guanyes, tant pots gastar-ne.

Persones jurídiques

Aquí la cosa es complica una mica més. Mentre que un empresari individual sense forma jurídica pot portar les seves finances personals i empresarials en un sistema de compte únic (bé el banc bé en la tradicional lloseta de l’àmbit rural), en el cas d’una societat mercantil, els diners que aquesta posseeix i recapta, és seu i només seu, i del seu control i la seva administració, dependrà en gran mesura una adequada gestió.

Normalment quan es constitueix una societat mercantil, en la majoria dels casos, inicia la seva aventura empresarial amb l’obertura d’un compte bancari on diposita el capital social mínim a efecte legals: les 500.000 pessetes d’abans, van passar a ser 3.005,06 euros, i ara amb un criteri clar de simplificació, a uns rodons 3.000 euros. És lògic pensar que aquest import és escàs per a la marxa d’una gran empresa, però si ens donarà per pagar les primeres despeses de constitució: notari, registre i gestoria.

Però la cosa comença a torçar-des del moment en què es barregen naps i cols, i els socis, més aviat, els administradors, no saben o no volen separar el funcionament normal de l’empresa i barregen operacions en la mateixa, corresponents al tràfic monetari del seu àmbit particular:

  • No tinc saldo al meu compte i ho pago mitjançant la societat que per això és meva i té saldo.
  • Ve al meu nom però ho pago i ho desgravo per compte de la societat.
  • O simplement, retirem aquesta quantitat que aportem per portar-la a la nostra butxaca ja que els diners els vam posar nosaltres, encara que comptable i fiscalment, ja no és el nostre, és de l’empresa o societat mercantil que hem constituït.

I això és només el principi per començar a tenir problemes, ja que estem realitzant operacions vinculades entre empresa i soci, una cosa bastant perseguit per Hisenda en determinats casos de volums importants, atès que en operacions de poc import, són més difícils de detectar i per tant, de perseguir o sancionar.

Posteriorment fins i tot ho podem empitjorar, ja que a mesura que ens vagi fent falta efectiu per reposar els nostres descoberts bancaris i atendre als nostres proveïdors, o els simples pagaments de nòmines que erròniament satisfem en efectiu, sense encomanar-nos a ningú i sense tenir establert un simple control d’efectiu en un apunt de caixa, ingressarem al banc quantitats superiors a les que realment corresponen pel tràfic mercantil que estem duent a terme. Sí, és així de simple: el nostre saldo comptable de caixa quedarà en negatiu o en números vermells per la nostra manca de control amb l’enorme risc fiscal que això comporta.

Algú es preguntarà pel que fa a la caixa de la nostra empresa: si ingressem diners al banc o paguem alguna factura o una nòmina, estant el saldo en negatiu, com es pot treure alguna cosa d’on no hi ha? Hisenda té diverses respostes per a això i cadascuna amb els seus corresponents inconvenients:

  1. El soci li ha prestat diners a l’empresa en un moment puntual a causa de la morositat creixent dels clients i a l’entossudiment del banc en concedir-nos un préstec o una pòlissa de crèdit. Si l’import és petit i l’espai temporal és d’uns pocs dies, tot es resol quan es generi liquiditat i es retorni aquest microcrèdit exprés. Això sempre que el soci tingui cartera i disponible suficient per efectuar el desemborsament de la quantitat en qüestió, la qual cosa, és un altre problema afegit però de més fàcil encaix.
  2. Com el soci no té liquiditat ni ningú li ha deixat res (ni un banc a títol particular, ni una altra persona mitjançant un contracte de préstec personal), el tema es complica molt ja que no té d’on treure aquesta aportació. Hisenda apunta per elevació i considera que estem ingressant diners procedents de vendes no declarades. I això comporta un risc terrible ja que a més de defraudar a efectes d’IVA, també els estem fent a nivell de societats ja que ocultant aquestes vendes, també ho fem en el benefici declarat. Un simple descontrol en aquest sentit amb un saldo negatiu en caixa de 1.000 euros, pot ocasionar a una empresa entre deute tributari (IVA i Societats), recàrrecs per fora de termini, interessos de demora i sancions, un deute estimat de 740 euros, amb l’aplicació de la sanció mínima i prestant conformitat al primer avís.

Aquest segon exemple es produeix més vegades de les desitjades en empreses que o bé no porten controls adequats dels seus moviments financers i d’efectiu, o senzillament aposten de forma decidida per l’economia submergida i traslladen gran part de les seves operacions al costat fosc sense reparar en que les empreses, igual que la dona del Cèsar, “a més de honrades, han de semblar-ho”.

Conclusions

La gestió adequada de la comptabilitat d’una empresa i la implantació dels sistemes de control necessaris, constitueixen els fonaments bàsics sobre els quals edificar un negoci que es mantingui el més lluny possible de futures contingències fiscals.

En uns casos i atesa la complexitat del nostre sistema tributari, podem acudir a professionals que ens ajudaran en aquests aspectes que no dominem i que exigeixen d’un major domini de la legislació existent en aquesta matèria. Però si també tenen certa experiència en la gestió administrativa d’empreses (la qual cosa és molt recomanable en aquests casos per a l’exercici i acompliment de la seva professió) ens podran aconsellar i assessorar a l’hora d’establir els sistema de control que cada empresa necessita en base al seu volum, nº de treballadors, sistemes de facturació i control de la seva tresoreria.

Això no vol dir que tots els aspectes de la nostra empresa han d’estar sotmesos a rígids controls, però sí que implantem d’acord al nostre mida i estructura, aquells més d’acord amb les nostres necessitats.

Com hem vist, la insuportable lleugeresa d’un simple apunt i control de caixa, ens pot estalviar molts diners i molts mals de cap.

Font: http://www.sdelsol.com/boletin/04/la-insoportable-levedad-del-ser