És la pregunta del milió, i la que tothom es sol plantejar, quan li arriba un requeriment fiscal o una comprovació rutinària de diversa índole.

Hi ha terminis mínims per a conservar els documents i justificants relatius a l’activitat econòmica? Durant quant de temps pot l’Agència Tributària exigir-me les factures? Durant quant de temps s’han de conservar els llibres i la resta de justificants d’una activitat económica?

Intentarem a aclarir aquests dubtes des de diferents perspectives, concretament des de 4 diferents:

– Mercantil.
– Fiscal.
– IVA.
– Prevenció de blanqueig de capitals.

A) Desde del punt de vista mercantil

El Codi de Comerç fixa l’obligació de conservar durant sis anys des de l’últim assentament de l’exercici, tots els llibres i documents relatius a l’activitat econòmica, indistintament si es tracta d’un autònom o d’una entitat mercantil. L’obligació que es manté encara que l’empresari hagi cessat en la seva activitat.

Tanmateix, en la normativa que fa als impostos, el termini de prescripció és de quatre anys, que comencen a comptar des del moment en que presenta el mateix. Així, tot i que es refereix a aquests quatre anys, la normativa mercantil exigeix ​​que aquests guardin la documentació durant el termini dels sis anys.

B) Desde el punt de vista fiscal

Com ja hem anticipat, la normativa fiscal es refereix al termini de quatre anys. No obstant això, hi ha altres terminis als quals hem d’estar atents:

• Si Hisenda intervé per revisar els impostos en el termini dels quatre anys de prescripció o presenta una declaració complementària, el termini dels quatre anys s’iniciarà de nou després d’aquesta interrupció.
• Quan hi hagi pèrdues en l’exercici, l’obligació s’estén fins a un termini d’almenys deu anys, encara que amb el canvi de normativa actual en aquest sentit, cal fer-ho des del moment en què es produeixen les pèrdues que pretenguem conversar per primera vegada.
• Si es tracta d’un element d’immobilitzat, el termini de conservació estarà vigent fins a quatre anys després que s’estigui practicant l’amortització del mateix.

C) Desde el punt de vista de l’IVA

La LGT estableix una obligació general per a empresaris i professionals respecte l’obligació d’expedir i lliurar factures o documents equivalents. Sobre aquests documents, la Llei de l’IVA estableix que aquests documents hauran de conservar durant un termini de quatre anys, que és el termini de prescripció del mateix.

Finalment, el Reglament que regula les obligacions de facturació estableix que els documents que s’enuncien a continuació també s’han de conservar durant el termini que estableixi la LGT (quatre anys).

Els documents són:

• Facturas rebudes.
• Còpias o matrius de les factures expedides.
• Justificants comptables d’operacions d’aplicació d’inversió quan el proveïdor no estigui establert a la Comunitat.
• Rebuts que justifiquin el reintegrament de la compensació del règim especial d’Agricultura, Ramaderia i Pesca.
• Documents que acreditin el pagament d’impost a la importació

Els documents es conservaran en paper o format electrònic, sempre que es garanteixi l’autenticitat respecte al seu origen, contingut i legalitat. A més, s’ha de garantir a l’Administració l’accés als mateixos.

D) Desde el punt de vista de la prevenció de blanqueig de capital

Respecte a aquesta matèria també regeix una especialitat, ja que si ets subjecte obligat per la normativa de prevenció de blanqueig de capitals afectada per la Llei 10/2010 el termini de conservació és de deu anys.

Font: http://www.sdelsol.com/boletin/19/cuanto-tiempo-conservar-facturas-mi-empresa